Auftragsverwaltung

In der Auftragsverwaltung können Rechnungen, Gutschriften, Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Kundenreservierungen und Lieferscheine erstellt werden. Der Auftragsdruck kann auf Wunsch mit einem einfachen Briefkopf - Firmenadresse, Bankverbindung und weiteren Firmenangaben - versehen werden.

Bei den Auftragspositionen ist es nicht notwendig, daß Positionen sich auf einen vorhandenen Artikel beziehen müssen, d.h. es können Auftragspositionen nur mit Text und manuellen Preisen angelegt werden. Dies ist für Firmen interessant, die keinen Artikelstamm besitzen, sondern überwiegend individuelle Dienstleistungen und Artikel anbieten.

Aufträge können beliebig kopiert werden, so daß man auf einfachste Weise wiederkehrende Aufträge als Ausgangsbasis neuer Aufträge verwenden kann.

Auftragspositionen können aus einem beliebigen anderen Auftrag auf einfachste Weise übernommen werden, so daß die Möglichkeit von Sammelrechnungen existiert.

Zahlungsziele, Kunden-Dispositionsrahmen und Liefersperren stellt das Auftragsmodul ebenfalls zur Verfügung.

Kundenreservierungen können angelegt werden und buchen – temporär – die Ware aus dem freien Bestand aus. Nachdem die Reservierung abgelaufen ist oder storniert wurde, wird die Ware wieder dem freien zugebucht.

Für die Übersicht der Aufträge steht ein Rechnungsausgangsbuch zur Verfügung.

Weitere Funktionen der Auftragsverwaltung:

- Anlage von Artikeln bzw. Auftragspositionen per EAN-Code-Scannung

- Auftragswiederholungen (regelmäßige Rechnungen wie z.B. Mietrechnungen oder Wartungsverträge) von der Form ähnlich eines Bankdauerauftrags.

- Preisinformationen, wie sich ein ermittelter Verkaufspreis zusammensetzt.

- Bruttopreisrechnung für Privatkunden

- Auflösen von Stücklisten oder deren Druck

- Drucken von Seriennummern

- Bestelleingangsinformationen

- Umsatzsteuerfreie Rechnungen für EU-Lieferungen an Firmen im Ausland.

- Artikelvariantenanzeige

- Auftragsarchivierung. Hierbei werden ältere Aufträge in eine Archivierungsdatei verschoben, um bei großen Datenbeständen die Performance zu gewährleisten.

In den archivierten Aufträgen kann auch weiterhin gesucht werden und es ist problemlos möglich, archivierte Aufträge wieder zu aktivieren (z.B. ein altes Angebot, welches archiviert wurde, suchen und aktivieren und als Vorlage für eine Kundenbestellung zu nutzen).

- Zusammenfassen aller offenen Lieferscheine eines Kunden zu einer Sammelrechnung in frei definierbaren Zeitintervallen (z.B. jede Woche Dienstag).

Auftragsstapelverarbeitung

Der Hauptzweck der Auftragsstapelverarbeitung besteht darin, für eine selber bestimmte Menge von Aufträgen („Stapel) Funktionen auszuführen („Verarbeitung“), um effizient und zeitsparend den Auftragsbestand bearbeiten zu können.

Folgende Funktionen können bei der Stapelverarbeitung ausgeführt werden

- Auftragsdruck: Druck aller markierte Aufträge in einer vorgegebenen Anzahl von Kopien.

- Lieferscheindruck: Druck der markierten Aufträge als Lieferschein. Über die entsprechende Option ist selektierbar, ob Lieferscheine nur für Aufträge mit abweichender Lieferadresse gedruckt werden sollen.

- Druck von Sammeleinlieferungsbelegen auf das Originalformular der dt. Post.

- Versandbestätigungs-E-Mails: Erstellt eine Versandbestätigungs-E-Mail für jeden markierten Auftrag.

Ziel der Rückstandsverwaltung ist die Auflösung von Kundenbestellungen, die nicht sofort ausgeliefert werden konnte, da kein entsprechender Bestand vorhanden war.

Mit der Rückstandsverwaltung werden nun alle bisher unbefriedigten Kundenbestellpositionen lt. Auftragsverwaltung angezeigt und können nun über eine zugeteilte Menge ganz oder auch nur teilweise befriedigt werden.

Aus den zugeteilten Mengen werden durch einen Verarbeitungslauf für die entsprechenden Kunden Lieferscheine oder direkt Rechnungen erstellt.

Die Rechnungen/Lieferscheine werden dabei nach Kunden verdichtet, d.h. eine neue Rechnung/Lieferschein für einen Kunden kann Bestellpositionen aus mehreren Aufträgen enthalten.

Bei der Auftragserstellung wird auch das Teillieferungskennzeichen geprüft, d.h. Bestellungen, es werden keine Bestellungen ausgeführt, wo nur ein Teil der Bestellpositionen befriedigt werden konnte.

Adressverwaltung

In der Adressverwaltung können Privat- und Firmenadressen gespeichert werden. Orte mit Postleitzahl merkt sich AO und schlägt bei der nächsten Eingabe dieser PLZ den gespeicherten Ort vor.

AO verfolgt bei der Angabe von Telefonnummern, E-Mail-Adressen und sonstigen Kommunikationsmedien eine eigene Strategie: Man kann beliebig viele Kommunikationsmedien (E-Mail, Internetadresse, Telefon, Handy ...) zu einer Adresse angeben. Die jeweils wichtigsten Medien wie z.B. die zentrale Telefonnummer werden als Hauptmedien gekennzeichnet und können nach Outlook ausgegeben werden.

Zusätzlich können zu jeder Adresse auch beliebig viele Ansprechpartner angelegt werden.

Adresse können vernetzt werden und so Abhängigkeiten von Adressen dokumentiert werden (z.B. Holding, Niederlassung). Dafür wird in einer Adresse hinterlegt, zu welcher übergeordneten Adresse diese gehört. In der übergeordneten Adresse können alle zugeordneten Unteradressen angezeigt werden.

Wie bereits angedeutet ist es möglich, die Adresse an Outlook auszugeben, so daß die Adresse auch dort zur Verfügung steht und nur einmal erfasst zu werden braucht.

Folgende weitere Funktionen existieren:

- Berechnung Umsatzzahlen (Einkauf und Verkauf!) der letzten beiden Jahre (mit Auftragsverwaltung)
- Kennzeichnung der Adresse als Kunde, Lieferant, Person uva., wobei z.B. eine Kunde auch gleichzeitig Lieferant sein kann
- Zahlungsbedingungen für Kunden.
- CRM-Felder wie Branchen ABC-Kunde, Firmengröße usw.
- Zuordnung von Personenprofilen
- Mitarbeiterzuordnung
- Abbildung von Adress-Strukturen (Tochterfirma, Holding etc.)
- Beliebig viele Bankverbindungen
- Erzeugung von E-Mails an Adresse und Ansprechpartner der Adresse
- Erzeugung von Word-Dokumenten
- Freie Felder
- Externe Verknüpfungen
- Ereignisse
- usw.

Somit existiert in AO eine der komplexesten Adressverwaltungen, die überhaupt auf dem Markt existieren.

Trotzdem ist es (wie bereits oben gesagt) möglich, eine Adresse durch eine einzige Feldeingabe anzulegen.

Adressgruppen (kurz AG) sind - wie der Name bereits vermuten lässt – eine Zusammenfassung von Adressen zu einer logischen Gruppe, wobei eine Adresse beliebig vielen AG’s zugeordnet kann.

Eine AG kann folgende Funktionen haben:

- Konditionen-AG: Im Rahmen der Verkaufspreisfindung kann auf AG-Ebene ein Rabatt hinterlegt werden, der für alle Adressen dieser Adressgruppe gilt. Zusätzlich ist es sogar möglich, eine Verkaufspreisfindung zu hinterlegen, die für alle Adressen der AG gelten soll. Dies ist z.B. für Einkaufsgemeinschaften oder ähnliches sinnvoll.

Hinweis: Die Zuordnung einer Adresse zu einer Kondtionen-Adress-Gruppe wird im Adress-Stamm vorgenommen.

- Mailing-AG: Für Mailingaktionen per Brief oder E-Mail können AG’s ebenfalls eingesetzt werden. Dabei können beliebig viele Adressen (eine explizite Angabe des zu adressierenden Ansprechpartners ist möglich) zu einer Adress-Gruppe hinterlegt werden. Für E-Mail-Aktionen ist es darüber hinaus möglich, weitere E-Mails zu hinterlegen, die nicht im Adress-Stamm hinterlegt sind.

AG’s können sowohl Konditionen-AG wie auch Mailing-AG sein, was auch sinnvoll, wenn z.B. alle Mitglieder einer EK-Gemeinschaft angeschrieben werden sollen.

Artikelverwaltung

In der Artikelverwaltung werden alle Artikel hinterlegt. Die Artikel spielen eine zentrale Rolle in AO; sie können z.B. als Vorlage für die Erstellung von Aufträgen dienen, da sie in den Auftragspositionen selektiert werden können.

Es können eine Vielzahl von Artikel-Preisen für einen Artikel angelegt werden:

- Kundenspezifische Preise, die auch gestaffelt werden können.

- Zeitlich begrenzte Aktionspreise.

- Beliebig viele abweichende Artikelpreise

- Staffel für jeden Artikelpreis erfassbar

Alle Preise können sowohl brutto wie auch netto eingegeben werden.

Über folgende Funktionen verfügt die Artikelverwaltung unter anderem:

- Stücklisten

- Chargen

- Seriennummern

- Lagerbestandsanzeige

- Buchen von manuellen Lagerbewegungen

- Gestaffelte EK-Preise je Lieferant

- Variantenberechnung

- Margenberechnung mit Margenvorgabe

- Kostenstruktureingabe mit mehreren Positionen und verschiedenen Kostenarten.

- Artikelvarianten

- EAN-Code

- Ereignisse

- Externe Verknüpfungen

- Supportinformationen zu dem Artikel

- Hinterlegen von beliebig vielen Artikelbildern zu einem Artikel und Druck in Auftragsverwaltung

- Hinterlegen von fast beliebig langen Artikeltexten für verschiedene Verwendungszwecke (z.B. für Internetshops und Auftragsdruck)

Lagerbestandsführung

Läger sind in AO nicht als physische Lagerorte zu verstehen, sondern als virtuelle Läger, die verschiedene Aufgaben wahrnehmen.

Diese Läger können mit Beständen manuell bebucht werden, werden aber auch vom AO in der Auftragsverwaltung (in Abhängigkeit der Auftragsarten), EK-Bestellungsverwaltung und den diversen anderen Modulen automatisch bebucht.

In der Reparaturen-Verwaltung (kurz RV) ist ein umfassendes Modul mit umfassenden Möglichkeiten, Reparaturen und Garantien zu verwalten und den ganzen Ablauf mit allen Phasen eines Garantieverlaufs dokumentieren und nachvollziehen zu können.

Folgende Funktionen unterstützt die RV u.a.:

- Verwaltung eigener Geräte lt. Gerätestamm und Kundenartikel.

- Verwaltung von Reparatur-Artikeln, die nicht im Artikelstamm hinterlegt sind.

- Verschiedene Stati der Reparaturen eintragen, um z.B. zu dokumentieren, wo sich die Ware befindet (z.B. bei Lieferanten).

- Stellung von Ersatzgeräten für den Kunden für die Dauer der Reparatur.

- Verwalten der Kosten mit Kennzeichen, ob Reparatur Kulanz oder Garantie ist.

- RMA-Verwaltung

- Aufruf der E-Mail-Verwaltung mit der Möglichkeit, z.B. ein E-Mail zu versenden, daß der Kunde reparierte Ware abholen kann.

Mit der Verkaufspreisfindung (kurz VPF) wird konfiguriert, welchen Preis ein Kunde in Rechnung gestellt wird.
Jedem Kunden wird eine VPF zugeordnet (und nicht ein Basis-Verkaufspreis). Über diese VPF wird dann bei der Auftragserstellung der Verkaufspreis des Artikels ermittelt.

Da diverse VPF's bereits vordefiniert sind bleiben am Anfang die VPF's diskret im Hintergrund.

Da aber gerade die VPF in einer Firma von entscheidender Bedeutung sein können, wurde ein sehr flexibler Ansatz mit sehr weitreichenden Konfigurationsmöglichkeiten gewählt.

Folgende Funktionen werden in der VPF konfiguriert:

1. Ob und welcher Basis-Verkaufspreis (wenn nicht der Standard-Verkaufspreis) Verwendung findet.

2. Es kann bei den verschiedenen Preisarten zu "Konkurrenzsituationen" kommen, wenn z.B. ein relevanter Staffel-Verkaufspreis existiert, aber für den fakturierten Artikel gerade ein Aktionsangebot (Aktionsverkaufspreis).

In diesem Fall kann die Verkaufspreisfindung selbständig entscheiden, welcher Preis verwendet wird, da die Preisfindungsstrategie und die Preisprioritäten in der VPF hinterlegt sind und eindeutig den zu verwendenden VK definieren.

3. In der VPF wird schließlich, welche Rabatte grundsätzlich Anwendung finden sollen und wie diese bei Konkurrenzsituationen priorisiert werden sollen.

Aufgaben-/Terminverwaltung

In der Aufgabenverwaltung werden sowohl die persönlichen wie auch die an andere Personen deligierten Aufgaben verwaltet.

Aufgaben können anderen übergeordneten Aufgaben und sogar Projekten zugeordnet werden und der Aufwand für die Erledigung kann eingetragen werden.

Da die Aufgabenverwaltung diverse Stati (z.B. "Nicht begonnen / Zu deligierend", "In Bearbeitung / Aktiv", "Wartet auf externes Ereignis", "Zurückgestellt", "Erledigt") und Ereignisse kennt geht die Aufgabenverwaltung in Richtung Workflow-Management.

Da die Aufgaben auch terminiert werden können ist es möglich, die Aufgabenverwaltung auch als Terminverwaltung zu nutzen.

Mahnwesen

Im Mahnwesen werden Rechnungen angemahnt, wobei bezahlte Rechnungen ausgebucht werden können, so daß sie nicht mehr als zu mahnend erscheinen. Es besteht die Möglichkeit individuell für jede Rechnung festzulegen, wann sie angemahnt werden soll.

Eine Gesamtsumme aller offenen Posten wird angezeigt.

Es ist auch möglich, Mahnungen per E-Mail zu versenden.

Das Bestellwesen ist auf einfache und schnelle Erfassung. Die Bestellpositionen bilden jede für sich eine eigene Bestellung.

Zusätzlich existiert die Möglichkeiten, Hauptbestellungen anzulegen, die mehrere Einkaufs-Bestellpositionen zu einer Bestellung zusammenfassen.

Bestellungen können verschiedene Stati wie „Bestellt“, „Geliefert“ und „Bezahlt“ haben.

Ständig aktualisierte Anzeigen zeigen den Bestellwert der getätigten Einkäufe an, damit die Liquidität geprüft werden kann.

Wie auch in der Auftragsverwaltung ist es bei Bestellungen nicht nötig, einen Artikel lt. Artikelstamm bestellen zu müssen, sondern der zu bestellende Artikel kann auch als Text erfasst werden.

Bei Wareneingang besteht die Möglichkeit, daß die Einkaufspreise (und auch mengenabhängige Einkaufspreis) in den Artikelstamm übernommen werden können (selbstverständlich muß dann die Bestellposition auf einem Artikel lt. Artikelstamm beruhen).

Aus einer Auftragsposition heraus kann auf einfachste Weise eine Bestellung heraus erstellt werden.

Anhand der Abverkäufe einer Periode wird dann die EK-Bestellvorschlagsmenge errechnet.

Z.B.: Wurden in den letzten 4 Wochen 100 Stück eines Artikels verkauft und es soll die Verfügbarkeit für 2 Wochen aufrecht erhalten werden, so ist die Bestellvorschlagsmenge 50 Stück.

Weiterhin werden Mindestbestände kumulativ berücksichtigt werden, so daß bei einem Mindestbestand von 10 Stück in dem Beispiel 60 Stück vorgeschlagen werden würden.

In dem Modul Artikelstellungen können Artikel, die verliehen, herausgegeben oder zur Verfügung gestellt werden, verwaltet werden.

Praktisches Beispiel für fast jede Firma ist die Herausgabe von Betriebsschlüsseln oder Betriebsausweisen, wo eine genaue Übersicht herrschen muß, an welche Mitarbeiter diese herausgegeben wurden.

Weitere Beispiele sind bei Speditionen wertvolle Paletten, die bei Lieferungen z.T. beim Kunden verbleiben oder auch bei Media-Agenturen teure Datenträger, die verschickt werden.

In all diesen Fällen ist eine genaue Verwaltung dieser Artikel-Stellungen wichtig und notwendig.

Artikelstellungen werden lagerbestandsmäßig geführt.

Es kann ein Kassenbuch für mehrere Kassen geführt werden und dieses Kassenbuch kann entsprechend gedruckt werden.

Für die Überwachung von negativen Kassenbeständen zeigt das AO nicht nur den Endsaldo aller Buchungen an, sondern kann auch jederzeit den Saldo nach der Buchung einer Kassenbewegung berechnen und anzeigen.

Kleine Verwaltung von fehlenden Rechnungen und Belegen.

In diesem Modul können Geräte aller Art verwaltet werden, wobei besondere Beachtung auf die Möglichkeit der Verwaltung von EDV-Geräten gelegt wurde.

Es ist u.a. ersichtlich, ob und von wem das Gerät benutzt wird und welche - für die EDV-Verwaltung relevanten - Komponenten das Gerät enthält. Wichtig ist auch, daß für jedes Gerät über die freien Felder frei definierbare Identifizierungen wie z.B. ein Net-Bios-Name hinterlegt werden können. Hiermit ist es dann auch möglich, Geräte-Informationen für andere Geräteklassen anzulegen und zu pflegen.

Daneben existieren eine Vielzahl von Funktionen wie Wartungsverträge, Anschaffung, Garantie und vieles andere mehr.

In diesem Modul werden die Mitarbeiter der Eigenen Firma verwaltet. Mitarbeiter stellen ein zentrales Objekt in AO dar, das in vielen anderen Modulen verwendet wird. Persönliche Mitarbeiter-Daten können hinterlegt werden, indem das Adressmodul und/oder das Personenprofilmodul verwendet wird.

In diesem Modul werden die Arbeitszeiten der Mitarbeiter für die Firma verwaltet. Dabei stehen verschiedene Möglichkeiten der Klassifizierung der Arbeit zur Verfügung, wobei selber festgelegt werden muß (z.B. über die Einstellung der Mußfelder), welche Felder gepflegt werden müssen und welche nicht.

In der Mitarbeiterverwaltung können auch Urlaubstage - sowohl geplante wie auch tatsächlich genommenen - eingetragen werden.

Projekt-Verwaltung

AO verfügt über eine umfangreiche Projektverwaltung, zu denen Kosten, Arbeitszeiten, Aufträge, Einkäufe und Milestones zugeordnet werden können. Es stehen umfangreiche Auswertungsfunktionen für die Projekte zur Verfügung.

Knowledgebase

Die KnowledgeBase oder auch Wissensdatenbank dient zur strukturierten Ablage von beliebigen Informationen und bietet umfangreiche Recherchemöglichkeiten zur Suche von gespeicherten Informationen über Informationskategorien, Suchbegriffe und alle weiteren Felder. Zusätzlich können zu einer Information beliebig viele Querverweise auf andere - weiterführende - Informationen hinterlegt (Informationsvernetzung) werden und es können - über die Dokumentenverwaltung - auch Verweise auf externe Dokumente und Dateien aufgebaut werden.

Es kann zu jedem Datensatz in AO eine Referenz zu einer Information aufgebaut werden, wie z.B. eine Supportinformation zu einem Artikel. Diese Informationen sind dann komfortabel von den Formularen aus erreichbar.

Die Objektverwaltung ist eine allgemeine Verwaltung für branchenspezifische Objekte wie z.B. ein Haus bei einem Immobilienmakler.

Da die Objekt-Struktur von Branche zu Branche verschieden sein kann, können bzw. sollten die allgemeinen Feldbezeichnungen den individuellen Bedürfnissen angepasst werden.

Die Feldbeschriftungen der einzelnen Objektfelder können an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden.

Ein Objekt kann einem Auftrag und/oder einer Adresse zugeordnet werden.

Dokumentenverwaltungs-Modul / Externe Verknüpfungen

Zu vielen Hauptobjekten können Verknüpfungen zu externen Dokumenten und Dateien aufgebaut werden. Diese Dokumente können dann später durch einen Klick auf den erstellten Hyperlink mit dem vom System assozierten Programm geöffnet werden.

Auf diese Weise ist es möglich, Dokumente strukturiert verwalten zu können, z.B. ein Worddokument, daß für eine bestimmte Adresse erstellt wurde, kann der Adresse zugeordnet werden oder eine Zeichnungs-Datei einem Auftrag.

E-Mails können AO sowohl über eine eigene Schnittstelle direkt versandt werden oder an ein externes Programm wie z.B. Outlook versandt werden.

Da AO Textvariablen unterstützt und z.B. Datenbankfeldvariablen kennt, können umfangreiche variable und individuelle E-Mails konfiguriert werden wie z.B. Angebote und Versandbestätigungen, die Ihre Daten direkt aus einem erstellten Auftrag beziehen (wo alle Artikelpositionen des Auftrags aufgeführt sind).

Folgende E-Mail-Typen können verarbeitet werden:

- Webshop-Bestell-E-Mails von bestimmten Webshops. Welche Webshops unterstützt werden erhalten Sie auf Rückfrage von uns genannt.

- eBay-E-Mails: „Ende der Transaktion“, „Ich werde die Bezahlung veranlassen“, „Bitte teilen Sie mir den Gesamtbetrag mit“. Mehrfachkäufe eines Kunden werden automatisch erkannt und zu einem Auftrag zusammengefasst.

- Rechnungsadressänderungen und Versandadressänderungen von Kunden: Nicht in den Freeware-Versionen und nur auf Rückfrage. Dafür muß zusätzlich ein PHP installiert werden, mit dessen Hilfe der Kunde seine Adresse eingeben kann.

- Auftragsänderungen seitens des Kunden (andere Option, neue Artikel) : Nicht in den Freeware-Versionen und nur auf Rückfrage. Dafür muß zusätzlich ein PHP installiert werden, mit dessen Hilfe der Kunde seinen Auftrag ändern kann.

Der automatische E-Mail-Import steht nur mit Outlook (Outlook Express ist nicht Outlook funktioniert daher leider nicht) zur Verfügung. Dies hat technische Gründe, da nur Outlook von externen Programmen angesteuert werden kann und auf diese Weise extern gesteuert werden kann.

Für andere E-Mail-Programme steht der manuelle E-Mail-Import zur Verfügung.

Weitere interessante Funktionen:

- Bei der Artikelerkennung von eBay-Artikelbezeichnungen handelt es sich um ein selbstlernendes System, indem der Benutzer nur einmalig eine neue eBay-Artikelbezeichnung einem AO-Artikel zuordnen muß (die Zuordnung wird während des Imports über ein Formular vorgenommen).

- Hat der Käufer ein Set oder ein Sortiment gekauft und dieses ist als Stückliste im Artikelstamm hinterlegt, so wird die Stückliste beim Import automatisch aufgelöst und der Preis wird automatisch an den Auktionspreis angepasst.

- Grundsätzlich gilt, daß die Daten (z.B. Verkaufspreis, Versandkosten) der Bestellung eine höhere Priorität haben als die des Artikelstamms und als verbindlich angesehen werden. Eine Pflege z.B. der Artikelpreise ist also im Artikelstamm nicht unbedingt notwendig.

- Sollte der Käufer manuelle Notizen hinterlegt haben, so ist steht ein umfangreiches Änderungsformular zur Verfügung wo z.B. die Zahlungsart geändert werden kann, bereits angelegte Auftragpositionen gelöscht oder neue Auftragspositionen aufgrund von Zusatzbestellungen angelegt werden können.

Eine doppelte Pflege der Artikeldaten in AO und dem Webshop wird so vermieden, was Zeit spart und Fehler vermeiden hilft.

Die erstellte Datei kann automatisch mit einem FTP-Programm, was von unserem Kooperationspartner zur Verfügung gestellt wird, ins Internet verschoben werden und dort von einem zu installierenden PHP-Programm verarbeitet werden.

Welche Artikel in die Exportdatei ausgegeben werden und welche nicht wird über das Feld Ausgabeziel konfiguriert.

Dabei kann frei konfiguriert werden, welche Daten wie z.B. Lagerbestand, Artikelbeschreibung etc. übergeben werden sollen und welche nicht.

Außerdem ist es möglich, verschiedene Webshops mit unterschiedlichen Daten (z.B. andere Artikelpreise) zu befüllen z.B. einen Einzelhandels- und einen Großhandelsshop.

Die Briefschreibung hat grundsätzlich zwei Funktionen:

1. Direktbrief

Hiermit ist eine Funktion gemeint, die es ermöglicht, einen einfachen und unformatierten Brief direkt aus AO heraus zu drucken.

Das der bestehende Briefkopf von AO verwendet wird, kann durch Eingabe einer Betreff-Zeile und eines Textes für eine AO-Adresse sehr schnell und einfach gedruckt werden.

Für formvollendete Briefe oder einen Serienbrief an einer Adressgruppe ist diese Funktion jedoch nicht geeignet.

Ereignisverwaltung

Man kann für Aufträge, Adressen und KnowledgeBase-Informationen selbstdefinierte Ereignisse mit Datumsangabe hinterlegen (Beispiel: Ereignis "Anruf des Kunden" bei einer Adresse). Zusätzlich werden in den Ereignisse auch automatisch vom System Datensatzänderungen protokolliert.

Es können mit AllInOne-Office mehrere Firmen parallel verwaltet werden.

Wie in der klassischen Mandantenverwaltung üblich können alle Daten wie z.B. Aufträge, Artikel und Adressen strikt getrennt werden.

Datenimport

Über diese Funktion ist es möglich, Daten aus externen Quellen wie Excel-Listen, DBF-Dateien oder MDB-Datenbanken in den Datenbestand von AO zu importieren.

Dabei wird in den Datenimport-Feldern für jede Spalte bzw. jedes Feld einzeln definiert, wie und in welches Feld von AO zu übertragen ist.

Dabei spielen die Konvertierungen eine wichtige Rolle für Felder, die "codiert" sein können. Beim Import wird bei jedem Feld geprüft, ob der Original-Feldwert in einen anderen AO-Feldwert konvertiert werden soll.

Es ist nicht nur möglich, neue Datensätze beim Import anzulegen, sondern auch bestehende Datensätze zu ändern, wobei nicht angegebene im Import angegeben Datenbank-Felder ihren ursprünglichen Wert behalten.

Ein Beispiel dafür könnte eine EK-Preisliste auf Excel-Basis sein, die der Lieferante zur Verfügung stellt. Beim Import würden dann keinen neuen EK-Datensätze angelegt werden, sondern die bereits vorhandenen Preise würden einfach überschrieben, was ja auch sinnvoller ist, da ja die alten Preise durch die neuen Lieferantenpreise ungültig geworden sind.

Fax-Versand

Über das Produkt „CapiFax“ der Firma Shamrock (www.shamrock.de) ist es möglich, ohne Faxnummernangabe direkt alle Druckausgaben (Berichte, Briefe, Aufträge) zu faxen, wobei die Faxnummer dann automatisch von der Adresse übernommen wird.

- AO wird mit einem komfortablen Setup installiert bzw. deinstalliert werden.

- AO verfügt über ein umfangreiches kontextsensitives Hilfesystem.

- Zu allen wichtigen Objekten können sogenannte "Freie Felder" erfaßt werden, in denen neue Feldtypen vom Anwender zu dem jeweiligen Objekt definiert werden können. Auf diese Weise ist es möglich, weitere Daten zu einem Objekt strukturiert zu erfassen und so die bestehende Datenstruktur zu erweitern.